Flexibles und sicheres Arbeiten aus dem Homeoffice, ausfallsichere Lösungen, die einfach zu bedienen sind und mitwachsen – keine trivialen Aufgaben für den Mittelstand.
Im Rahmen der erforderlichen Digitalisierung werden individuelle Lösungen zur Steigerung der Performance benötigt. Standardtools wie Excel sind in vielen Unternehmen zu einer komplexen und geschäftskritischen Applikation geworden. Dies reicht nicht mehr aus, um die Anforderungen an eine flexible IT-Landschaft mit dem Ziel einer durchgängigen Digitalisierung abzubilden. Denn die Digitalisierung von Prozessen meint nicht nur den Ausstieg aus dem Papiergebundenen, sie steht vielmehr für die ganzheitliche Neustrukturierung aller Vorgänge und Workflows.
Modernisierung vorhandener Tools versus Neuentwicklung
Diese Neustrukturierung ist vielfach der Grund, warum eine Erweiterung und Modernisierung der vorhandenen Tools weder sinnvoll noch wirtschaftlich ist. Entscheidend für den Erfolg ist eine individuelle Strategie, die den vorhandenen und auch den zukünftigen Prozessen im Unternehmen gerecht wird. Je detaillierter und zielgerichteter alle Vorgänge in der IT abgebildet und strukturiert werden, desto leistungsfähiger, schlanker und effizienter ist die neue IT-Landschaft. Die besondere Herausforderung ist, die Anwendungen optimal an die gegebenen oder geplanten Strukturen anzupassen, ohne diese zu verändern. Die Software soll die vorhandenen Abläufe abbilden und den Arbeitsalltag spürbar erleichtern. Deshalb kann es wirtschaftlicher sein, auf eine individuelle Lösung zu setzen, die auf die vorhandenen Anforderungen abgestellt ist, statt auf ein Standardtool.
Zukunftsorientierte Abbildung der vorhandenen Prozesse
Digitalisierung ist dann erfolgreich, wenn sie ein hohes Maß an Skalierbarkeit und Flexibilität ermöglicht. Mehr denn je sind Unternehmen – besonders im Mittelstand – darauf angewiesen, schnell und wirkungsvoll auf die steigende Dynamik der Märkte reagieren zu können. Von Effizienzsteigerungen bis zur Vermeidung einer Schatten-IT ist die qualifizierte Digitalisierung von Prozessen wichtig. IT-Lösungen müssen nicht nur die aktuellen Anforderungen abbilden, sondern auch entsprechendes Wachstum ermöglichen. Dies besonders im Mittelstand, wo die langfristige Zukunftsfähigkeit der IT über die Wettbewerbsfähigkeit entscheiden kann.
Der Weg zur neuen Lösung gemeinsam mit den Mitarbeitenden
Um von Beginn an mit der neuen Lösung im Unternehmen auf Akzeptanz zu stoßen, ist es wichtig, die Mitarbeitenden mitzunehmen. Sie sind es, die mit der neuen Software arbeiten und softwaregestützt ihre Leistungen erbringen. Deshalb sollten sie bei der Entwicklung einer neuen Lösung und deren Implementierung von Beginn an eingebunden sein und ihre Wünsche sowie Ideen einbringen. Das ist der beste Weg, komplexe Prozesse anwenderorientiert abzubilden.
Homeofficefähig bedeutet ab in die Cloud
Nur wenn die Software in der Cloud liegt, kann sichergestellt werden, dass alle Mitarbeitenden unabhängig vom jeweiligen Standort auf das Tool zugreifen können und nicht mit redundanten Datensätzen arbeiten. Das ist die Grundvoraussetzung, um produktiv und störungsfrei aus dem Homeoffice arbeiten zu können. Zudem sind moderne Cloudlösungen sicher vor dem Zugriff Dritter geschützt und erfüllen die aktuellen Datenschutzbestimmungen.
Das Ziel einer umfassenden Digitalisierung ist, die vorhandenen Prozesse deutlich einfacher und durch entsprechende Cloudtechnologie sicherer zu machen.
Martin Schulze ist seit mehr als 20 Jahren im Unternehmen BusinessCode GmbH in Bonn tätig. Angefangen als studentischer Mitarbeiter ging es als Projektleiter und dann als Verantwortlicher für den Bereich Vertrieb/Business Development weiter. Inzwischen hat er zusammen mit weiteren Kollegen BusinessCode im Rahmen eines Management by Outs übernommen. Schulze ist Geschäftsführer und Gesicht des Unternehmens.
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