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Wirtschaftlichkeit steigern – mit einem leistungsstarken Büroservice
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Wirtschaftlichkeit steigern – mit einem leistungsstarken Büroservice

In vielen GmbHs sind die Kosten für Büros und Büroleistungen ein nicht zu unterschätzender Faktor. Gerade in Großstädten und Ballungsgebieten sind die Büromieten in den letzten Jahren stark gestiegen. Auch wenn sie aktuell auf konstantem Level bleiben, sind Lösungen gefragt, die die Bürokosten senken und flexibler machen, ohne den Nutzen des Büroservices zu schmälern – kurz: um die Wirtschaftlichkeit von Büroleistungen zu steigern.

Der Trend bei den Büromieten zeigt eindeutig nach oben. In einer im vergangenen Jahr von der Immobilienberatung Savills durchgeführten Untersuchung wurde u.a. bei den Büroflächen in Berlin, Düsseldorf, Frankfurt, Hamburg, Köln und München ein kontinuierlicher Mietanstieg in den letzten zehn Jahren festgestellt. Frankfurt war dabei mit 38 Euro/qm Spitzenreiter, gefolgt von München mit 34,50 Euro/qm. Berlin lag noch dahinter, wies aber den größten Preisanstieg auf. Eine wachsende Nachfrage nach Büroflächen, höhere Baukosten und ein knappes Angebot werden nach Ansicht der Studienautoren auch in den kommenden Jahren für weiter steigende Büromieten sorgen.

Fixe Kosten in variable Kosten verwandeln

Dabei ist die Miete nur ein Teil der Bürokosten. Nicht zu vernachlässigen sind die mit einem Büro verbundenen Personalkosten und die Kosten für Büroausstattung und -betrieb. Hier drückt bei GmbHs, die in der Regel mittelständische Unternehmen sind, vor allem die Fixkosten-Problematik. Wenn ein Büro in Eigenregie betrieben wird, können die Kosten nicht variierender Auslastungen entsprechend angepasst werden. Bei kleineren Unternehmen sind – gerade in der Startphase – oft noch nicht die Größenordnungen vorhanden, damit sich ein eigenes Büro in „Vollzeit“ überhaupt rechnet. Entweder es wird dann auf das eigene Sekretariat verzichtet, um Kosten zu sparen, was aber dann oft zu Lasten des Ergebnisses geht. Oder es wird ein Büro zu überproportional hohen Kosten unterhalten. Wirtschaftlich ist beides nicht.

Ein leistungsstarker externer Büroservice kann hier die Lösung sein. Dabei handelt es sich um typisches Outsourcing, bei dem fixe Kosten in variable umgewandelt werden. Denn die Leistungen werden ganz überwiegend nur nach tatsächlicher Inanspruchnahme abgerechnet – ein entscheidender Schritt, um die Wirtschaftlichkeit von Büroleistungen zu steigern. Mit dem Outsourcing entfallen auch Themen wie Lohnabrechnung, Vertretungsregelungen oder sonstiges Personalmanagement im Zusammenhang mit Bürokräften. In Zeiten digitaler Kommunikation und Information ist es dabei nicht einmal erforderlich, dass der Büro-Dienstleister direkt vor Ort ist. Es gibt inzwischen eine Reihe von Büroservices, die sich als Outsourcing-Anbieter positioniert haben.

Damit die Wirtschaftlichkeit stimmt

Die Kernleistung dieser Dienstleister ist der Telefonservice – auf Wunsch auch als 24 Stunden- und 365-Tage-Services. Erreichbarkeit bildet im Wettbewerb eine zentrale Größe für Markterfolg. Untersuchungen zufolge wenden sich mehr als zwei Drittel der Anrufer an die Konkurrenz, wenn ein Unternehmen nicht erreicht wird. Darüber hinaus werden vielfach auch weitere Büroleistungen geboten wie Diktatservice und die Weiterleitung bzw. Besorgung von Geschäftspost. Viele Büroservice-Firmen vermieten auch Büros, Meeting- oder Konferenzräume auf Zeit, bei Bedarf sogar nur stundenweise. Auch so lassen sich teure Büromieten sparen.

Ob als Ersatz für das eigene Büro oder als Ergänzung – mit einem Büroservice lassen sich die Bürokapazitäten einer GmbH nachhaltig optimieren. Das ist die beste Voraussetzung, dass Aufwand und Ertrag stimmen und Büroleistungen wirtschaftlich sind.