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Trendreport „papierloses Büro“
Abbildung 1: So übersichtlich könnte der Arbeitsplatz in einem papierlosen Büro aussehen. Dominierend ist hier das technische Equipment - und nicht etwa Papierstapel.

Trendreport „papierloses Büro“

Diese Vision kursiert schon seit Jahrzehnten: Das papierlose Büro soll dafür sorgen, dass es für jeden Arbeitsschritt ein System gibt, dass als digitales Äquivalent fungiert. Das soll den Einsatz von Stift und Papier buchstäblich überflüssig machen. Wer diese Vision in seinem Betrieb in die Tat umsetzen möchte, der muss zunächst in Software-Equipment investieren, um die Umstellung ins papierlose Zeitalter erfolgreich zu meistern.

Startschuss für das papierlose Zeitalter: Diese Ausstattung ist die Basis

Um die Vision eines papierlosen Büros in die Realität umsetzen zu können, sollten zunächst einmal einige grundlegenden Entscheidungen getroffen und Schritte gegangen werden. Erst dann kann es an die Feinjustierung gehen.

1.) Der Aktenschrank

Das papierlose Büro bedeutet nicht etwa, dass nichts mehr abgelegt oder archiviert werden muss. Allerdings erfolgt dieser Vorgang des Archivierens eben auf ganz andere Weise: Anstatt Rechnungen und Schriftstücke zur Kundenkommunikation auszudrucken und in den Ordner zu heften, wird lediglich die Datei abgelegt. Hinzu kommen die physisch eingegangenen Unterlagen, die digitalisiert und ebenfalls abgelegt werden müssen.

Je nach Unternehmensgröße muss dann die entsprechende Software angeschafft werden. Zum Testen, welche Funktionen diese beinhalten soll, oder um einen günstigen Einstieg zu ermöglichen, empfehlen kleinere Betriebe das Programm Evernote. Wichtige Entscheidungskriterien bei der Wahl eines digitalen Aktenschranks sollten sein: Die Unterstützung diverser Plattformen, die Cloud-Kompatibilität, die Suchfunktion, die Flexibilität und nicht zuletzt auch die Sicherheit für die Daten.

Allerdings darf nicht vergessen werden, dass Unternehmen die archivierten Daten für die Finanzverwaltung im Rahmen von Prüfungen zugänglich machen müssen. Das bedeutet, dass sie die Daten bei Bedarf auf einen USB-Stick ziehen oder auf andere Weise bereitzustellen haben. Ändert sich die Speichertechnik, müssen Unternehmen darauf Rücksicht nehmen und dafür sorgen, dass die Daten verfügbar sind.

2.) Spezialprogramme für Personal, Buchhaltung, etc.

Idealerweise wird auf dem Weg ins papierlose Büro nicht nur zu diesem Thema neue Software geprüft, sondern auch die bereits verwendete Software auf den Prüfstand gestellt. Wer mehrere Programme für ähnliche Themenbereiche nutzt, kann hier Ressourcen und Geld sparen, wenn beispielsweise die Software für Lohn- und Gehaltsabrechnung und Personalmanagement von einem Anbieter kommt.

Auch ein Kombi-Produkt, das Finanzbuchführung, Anlagenbuchführung, Jahresabschlüsse, Kostenrechnungen, Controlling, Online-Banking, digitale Belegbuchungen sowie Online-Auswertungen und Online-Kassenbücher in einem Programm offeriert, sollte angedacht sein. Agenda Software wartet mit eben diesen Software-Komponenten auf und geht damit einen deutlichen Schritt in Richtung Digitalisierung und ebnet den Weg hin zu papierlosen Büros.

Abbildung 2: Betriebliche Tablets sind längst an der Tagesordnung.

 

 

 

 

 

 

 

 


3.) Das technische Equipment: Die Hardware

Um die bereits vorgestellten Programme auch praktisch anwenden zu können, müssen vermutlich einige Anschaffungen im Bereich der Hardware getätigt werden. Ein Scanner muss angeschafft werden, der physisch vorhandene Dokumente für die Ablage im digitalen Aktenschrank (siehe Punkt 1) aufbereitet. Auch ein Tablet gehört beim papierlosen Büro zur Standardausrüstung, schließlich soll auch im Meeting unkompliziert und papierlos mit-notiert werden können, was künftig auf der To-do-Liste steht. Tipp: Die neuesten Kombinationen aus Laptop und Tablet sind hier eine durchaus sinnvolle Investition, weil diese Geräte als Computer und als portables Tablet genutzt werden können. Langfristig darf dann auch der Notizblock integriert werden, der beispielsweise in Form der GoodNotes App aufgespielt werden könnte.

Abwägung: Ist das papierlose Büro eine sinnvolle Veränderung?

Die ersten Schritte in das papierlose Büro sind verhältnismäßig übersichtlich, auch was die Höhe der Investitionen angeht. In diesem Zusammenhang ist es sinnvoll, im Vorfeld einen Blick auf die Vor- und Nachteile des papierlosen Büros zu werfen. Die folgende Tabelle kann dabei helfen.

 

Das spricht für das papierlose Büro Das spricht gegen das papierlose Büro
–          Ein Vorteil des papierlosen Büros ist, dass einmal korrekt abgelegte Dokumente sowohl schneller gefunden werden als auch schneller bereitgestellt werden können.

–          Da weder Papier noch Druckertoner im Übermaß benötigt werden und auch keine Flächen für Aktenordner zur Verfügung gestellt werden müssen, liegt darin Sparpotential.

–          Für den Fall, dass im papierlosen Büro ein Stromausfall droht, ist das Arbeiten unmöglich. Entsprechend wichtig ist es auch, auf stabile Software-Lösungen zu setzen, die entsprechend verlässlich sind.

–          Die Umstellung auf ein papierloses Büro ist mit einer Umstellung vieler Arbeitsprozesse verbunden. Insofern ist eine langfristige Planung und entsprechend lange Implementierungsphase unumgänglich.

 

Abbildung 1:

pixabay.com © Pexels (CC0 Public Domain)

Abbildung 2:

pixabay.com © geralt (CC0 Public Domain)

 

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