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Steuern für die Weihnachtsfeier 2015

Steuern für die Weihnachtsfeier 2015

Rechtzeitig vor den anstehenden betrieblichen Weihnachtsfeiern hat das Bundesfinanzministerium in einem mehrseitigen Schreiben vom 14.10.2015 zu lohn- und umsatzsteuerlichen Fragen bei Betriebsveranstaltungen Stellung genommen. 

Mit Wirkung ab 1.1.2015 wurde die Besteuerung von Zuwendungen an Arbeitnehmer im Rahmen einer Betriebsveranstaltung in § 19 Abs. 1 Nr. 1a Einkommensteuergesetz (EStG) gesetzlich geregelt. Das BMF-Schreiben vom 14.10.2015 gibt dazu nachfolgende Erläuterungen. 

Begriff der Betriebsveranstaltung
Betriebsveranstaltungen sind Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter, z.B. Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern oder Jubiläumsfeiern. Ob die Veranstaltung vom Arbeitgeber, Betriebsrat oder Personalrat durchgeführt wird, ist unerheblich. Eine Betriebsveranstaltung liegt nur vor, wenn der Teilnehmerkreis sich überwiegend aus Betriebsangehörigen, deren Begleitpersonen und gegebenenfalls Leiharbeitnehmern oder Arbeitnehmern anderer Unternehmen im Konzernverbund zusammensetzt.

Die Ehrung eines einzelnen Jubilars oder Arbeitnehmers z.B. bei dessen Ausscheiden aus dem Betrieb, auch unter Beteiligung weiterer Arbeitnehmer, ist keine Betriebsveranstaltung. Die Steuervergünstigung in Form des Freibetrags für Zuwendungen in Höhe von 110 € pro Arbeitnehmer wird nur gewährt, wenn die Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht.
Die Begrenzung des Teilnehmerkreises darf keine Bevorzugung bestimmter Arbeitnehmergruppen darstellen. Als begünstigte Betriebsveranstaltungen sind deshalb auch solche Veranstaltungen anzuerkennen, die z.B.

  • jeweils nur für eine Organisationseinheit des Betriebs, z.B. eine Abteilung, durchgeführt werden, wenn alle Arbeitnehmer dieser Organisationseinheit an
    der Veranstaltung teilnehmen können;
  • nur für alle im Ruhestand befindlichen früheren Arbeitnehmer des Unternehmens veranstaltet werden (Pensionärstreffen);
  • nur für solche Arbeitnehmer durchgeführt werden, die bereits im Unternehmen ein rundes (10-, 20-, 25-, 30-, 40-,50-, 60-jähriges) Arbeitnehmerjubiläum gefeiert haben oder in Verbindung mit der Betriebsveranstaltung feiern (Jubilarfeiern). Dabei ist es unschädlich, wenn neben den Jubilaren auch ein begrenzter Kreis anderer Arbeitnehmer, wie z.B. die engeren Mitarbeiter und Abteilungsleiter des Jubilars, Betriebsrats-/ Personalratsvertreter oder auch die Familienangehörigen des Jubilars eingeladen werden.

Der Freibetrag gilt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich. Nimmt der Arbeitnehmer an mehr als zwei Betriebsveranstaltungen teil, können die beiden Veranstaltungen, für die der Freibetrag jeweils gelten soll, ausgewählt werden. Begünstigte Arbeitnehme § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG erfasst Zuwendungen des Arbeitgebers an seine aktiven Arbeitnehmer, seine ehemaligen Arbeitnehmer, an Praktikanten, Referendare sowie Begleitpersonen.
Es wird nicht beanstandet, wenn auch Leiharbeitnehmer bei Betriebsveranstaltungen des Entleihers sowie Arbeitnehmer anderer konzernangehöriger Unternehmen einbezogen werden. Auch Minijobber können problemlos teilnehmen, wenn

  • die Kosten bis zu einem Betrag von 110 € je Betriebsveranstaltung lohnsteuerfrei sind und
  • die Beträge, die über 110 € hinausgehen, nicht zum sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn gehören, weil sie vom Arbeitgeber pauschal mit 25% versteuert werden. Das bedeutet, dass durch derartige Zuwendungen die 450-€-Grenze nicht überschrittenwird.
    Wenn der Freibetrag von 110 € im Einzelfall überschritten wird, sollte die GmbH den übersteigenden Betrag pauschal (mit 25%) der Lohnsteuer unterwerfen und diese übernehmen. Zum einen ist die Abrechnung einfacher und zum anderen zahlen alle weniger, weil Sozialversicherung entfällt (sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer).
    Die GmbH erfasst nur die Kosten für eine Betriebsveranstaltung als Lohnaufwand, die auf die eigenen Arbeitnehmer entfallen. Aufwendungen, die auf Gäste entfallen, können nicht als Lohnaufwand gebucht werden. Die Kosten, die auf Gäste der GmbH entfallen, erfasst sie als geschäftliche Bewirtungskosten und/oder Geschenke für Geschäftsfreunde, wenn die Einladung aus betrieblichen Gründen erfolgt ist.

Welche Zuwendungen sind zu berücksichtigen?
Bei der Ermittlung des Freibetrags von 110 € je Arbeitnehmer und Veranstaltung müssen alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer einbezogen werden, unabhängig davon, ob sie dem einzelnen Arbeitnehmer individuell zugerechnet werden können oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung handelt, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet. Zu den Aufwendungen, die einer Betriebsveranstaltung zuzuordnen sind, gehören z.B.

  • Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten,
  • Fahrt- und Übernachtungskosten, 
  • Aufwendungen für den äußeren Rahmen, z.B. für Räume, Musik, Kegelbahn, künstlerische oder artistische Darbietungen,
  • Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen – wenn es sich um einen Teil der geselligen Veranstaltung handelt,
  • Geschenke ohne bleibenden Wert, z.B. ein Weihnachtspäckchen bei einer betrieblichen Weihnachtsfeier.

Der Wert des Geschenks ist bei der Ermittlung des Höchstbetrags von 110 € einzubeziehen und darf außerdem den Grenzwert für Aufmerksamkeiten von 60 € einschließlich Umsatzsteuer nicht überschreiten. 

Die Ermittlung des Freibetrags von 110 €
Die Summe aller Aufwendungen ist durch die Anzahl aller Teilnehmer zu dividieren. Liegt das Ergebnis pro Arbeitnehmer nicht über 110 €, handelt es sich insgesamt um lohnsteuerfreie Zuwendungen. Der Freibetrag/ Höchstbetrag von 110 € gilt pro Arbeitnehmer, auch wenn der Ehegatte und/ oder die Kinder des Arbeitnehmers an einer Betriebsveranstaltung teilnehmen. Überschreiten die Kosten, die insgesamt auf den Arbeitnehmer, seinen Ehegatten und seine Kinder entfallen, den Höchstbetrag von 110 €, muss der übersteigende Betrag als Arbeitslohn versteuert werden. Das heißt, 110 € sind und bleiben steuerfrei, der übersteigende Betrag jedoch nicht. Der übersteigende Betrag kann bei der individuellen Lohnabrechnung erfasst oder pauschal mit 25% versteuert werden.

Reisekosten der Arbeitnehmer
Reisekosten liegen ausnahmsweise vor, wenn die Betriebsveranstaltung außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers stattfindet, die Anreise der Teilnahme an der Veranstaltung dient und die Organisation dem Arbeitnehmer obliegt. Steuerfreie Erstattungen durch den Arbeitgeber sind nach den Grundsätzen des § 3 Nr. 13 oder 16 EStG zulässig.

Beispiel 1:
Die A-GmbH veranstaltet einen Betriebsausflug. Mitarbeiter, die an einem anderen Standort tätig sind, reisen für den Betriebsausflug zunächst zur Unternehmenszentrale an. Diese Fahrtkosten – sowie ggf. im Zusammenhang mit der An- und Abreise entstehende Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten – gehören nicht zu den Zuwendungen anlässlich der Betriebsveranstaltung, sondern können als Reisekosten vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.

Beispiel 2:
Die A-GmbH veranstaltet einen Betriebsausflug. Für die Fahrt vom Unternehmen zum Ausflugsziel organisiert sie eine gemeinsame Busfahrt. Die Kosten hierfür zählen zu den Zuwendungen anlässlich der Betriebsveranstaltung.

Beispiel 3:
Der Betriebsausflug beginnt mit einer ganztägigen Fahrt auf einem Fahrgastschiff. Am nächsten Tag wird die Betriebsveranstaltung am Ziel fortgesetzt. Sowohl die übernommenen Fahrtkosten als auch die Übernachtungskosten gehören zu den Zuwendungen anlässlich der Betriebsveranstaltung. Umsatzsteuerliche Besonderheiten, insbesondere Vorsteuerabzug Gemäß Abschnitt 1.8 Abs. 2 Umsatzsteuer- Anwendungserlass (UStAE) liegen keine steuerbaren Umsätze vor, wenn es sich

  • um Aufmerksamkeiten bis zu einem Betrag von 60 € oder
  • um Leistungen handelt, die überwiegend im betrieblichen Interesse des Arbeitgebers liegen.

Zuwendungen im Rahmen von Betriebsveranstaltungen liegen im betrieblichen Interesse des Arbeitgebers, soweit sie sich im üblichen Rahmen halten. Bei einem Betrag bis zu einer Höhe von 110 € einschließlich Umsatzsteuer je Arbeitnehmer und Betriebsveranstaltung ist nach wie vor von einer üblichen Zuwendung auszugehen (BMF-Schreiben vom 14.10.2015, Ziffer 7).

Das gilt nicht bei mehr als zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr (die dritte und jede weitere Veranstaltung ist unüblich). Bei unüblichen Zuwendungen entfällt der Vorsteuerabzug insgesamt.

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