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Reisekosten des Geschäftsführers: Erstattung ausländischer Übernachtungskosten

Reisekosten des Geschäftsführers: Erstattung ausländischer Übernachtungskosten

Ein GmbH-Geschäftsführer darf in seiner eigenen Steuererklärung keine Pauschbeträge für Übernachtungen als Werbungskosten ansetzen. Die GmbH als Arbeitgeber hat allerdings die Wahl. Sie kann bei Übernachtungen ihres Geschäftsführers im Ausland entweder die tatsächlichen Aufwendungen abziehen bzw. erstatten oder aber die Übernachtungspauschalen, die für das jeweilige Land gelten. Die tatsächlichen Übernachtungskosten sind durch Rechnungen nachzuweisen. Erstattet die GmbH die Übernachtungspauschalen, sind Rechnungen nicht erforderlich. Die ausländische Umsatzsteuer darf die GmbH ohnehin nicht als Vorsteuer abziehen. Diese gehört mit zu den Übernachtungskosten.

Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten sind also ausschließlich in den Fällen der Arbeitgebererstattung anwendbar. Für den Werbungskostenabzug sind nur die tatsächlichen Übernachtungskosten maßgebend. Dies gilt entsprechend für den Betriebsausgabenabzug bei der GmbH.

Beispiel:

Ein GmbH-Geschäftsführer unternimmt eine dreitägige Geschäftsreise nach Belgien. Die Kosten pro Übernachtung betragen 80 Euro. Der GmbH-Chef kann mit seiner GmbH wie folgt abrechnen:

–      Zwei Übernachtungen zu je 80 Euro = 160 Euro oder – wenn er z.B. bei Freunden übernachtet hat –

–      die Übernachtungspauschale für Belgien in Höhe von 135 Euro, insgesamt also 270 Euro.

Wichtig: Die Pauschbeträge können auch dann dem Geschäftsführer steuerfrei erstattet werden, wenn ihm geringere oder gar keine Kosten entstanden sind. Eine Erstattung ist lediglich dann ausgeschlossen, wenn der Arbeitgeber (die GmbH) oder der Geschäftspartner die Kosten der Unterkunft ganz oder teilweise übernehmen. Dies gilt auch dann, wenn der Geschäftsführer – ausnahmsweise – in seinem Dienstwagen übernachtet hat.

Worauf (Gesellschafter-)Geschäftsführer achten sollten

In welcher Höhe die GmbH als Arbeitgeberin ihren Arbeitnehmern, also auch ihrem (Gesellschafter-) Geschäftsführer, Reisekosten steuerfrei erstatten darf, ist in § 3 Nr. 16 EStG geregelt. Darüber hinausgehende Erstattungen sind möglich, sollten aber schriftlich vereinbart sein, und führen insoweit zu steuerpflichtigem Arbeitslohn, bei fehlender vertraglicher Regelung sogar zu vGA.

Entscheidend für die steuerfreie Erstattung von Reisekosten ist, dass der Gesellschafter-Geschäftsführer die betriebliche Veranlassung der Reise nachweisen kann. Ansonsten droht eine vGA. Als beherrschender Gesellschafter-Geschäftsführer sollten Sie die Erstattung von Reisekosten zur Abwendung einer vGA im Voraus in Ihrem Anstellungsvertrag „dem Grunde nach“ vereinbaren. Dies gilt auch dann, wenn Ihr Erstattungsanspruch gesetzlich begründet ist.

Literaturtipp: Reisekosten und Bewirtungskosten des GmbH-Geschäftsführers

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