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Mitarbeitervergütung: Warengutscheine statt Lohn

Gehaltserhöhungen zahlen sich nach Steuern und Sozialabgaben für Mitarbeiter kaum aus. Ein Weg aus dieser Situation kann darin bestehen, statt Bruttolohnerhöhungen Sachwerte, Gutscheine oder Essenmarken anzubieten. Das ist für beide Seiten vorteilhaft.

Das Dilemma wiederholt sich jedes Jahr aufs Neue: Aufgrund höherer Preise und gestiegener Abgaben sind Lohnsteigerungen für Arbeitnehmer notwendig, um den Lebensstandard zu halten. Für den Arbeitnehmer bleiben jedoch von fünf Prozent Gehaltssteigerung nach Abzug von Steuern und Sozialabgaben gerade mal 2,5 Prozent übrig. Dies deckt gerade die gestiegenen Lebenshaltungskosten ab. Für den Unternehmer bedeutet die Lohnforderung unter Hinzurechnung aller Personalnebenkosten und Arbeitgeberanteile dagegen Kostensteigerungen von rund 7,5 Prozent – für ihn mitunter ein erhebliches Problem. Gutscheine bieten sich als alternative Vergütung an, doch hierbei sind strenge Regeln zu beachten, damit auf die Gutscheine nicht doch wieder Abgaben fallen.

Warengutscheine 

Für die Frage, ob es sich bei der Ausgabe von Warengutscheinen um steuerpflichtigen Barlohn oder um einen Sachbezug handelt, für den der so genannte Rabattfreibetrag (§ 8 Abs. 3 EStG) oder die 44 Euro-Sachbezugsfreigrenze (§ 8 Abs. 2 Satz 9 EStG) Anwendung finden kann, ist zunächst zu unterscheiden, ob der Gutschein zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen des eigenen oder eines anderen Unternehmens berechtigt.

Warengutscheine, die vom Arbeitnehmer beim eigenen Arbeitgeber einzulösen sind, stellen unter Beachtung der allgemeinen Regelungen zum Rabattfreibetrag nach § 8 Abs. 3 EStG einen steuerfreien Sachbezug dar. Besondere und komplexe steuerliche Voraussetzungen hat die Finanzverwaltung an die Abgabe von Warengutscheinen geknüpft, die zum Einkauf bei einem Dritten berechtigen. Hierunter fallen insbesondere die in der Praxis weit verbreiteten Warengutscheine zum Beispiel in Form von Geschenk- oder Benzingutscheinen. Für die Abgabe von Essensgutscheinen (so genannte Restaurantschecks) an Arbeitnehmer gelten eigene steuerliche Voraussetzungen (R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 LStR 2011).

Steuerfreiheit beim Sachlohn durch Rabattfreibetrag und Freigrenze 

Vergütungen, die steuer- und sozialversicherungsfrei gezahlt werden, oder Vergütungsbestandteile, die wesentlich geringer belastet sind, sind für Arbeitnehmer einer GmbH – einschließlich des Geschäftsführers – besonders attraktiv. Auf Waren oder Dienstleistungen des eigenen Unternehmens, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer mittels eines Warengutscheins überlässt, kann der Rabattfreibetrag (§ 8 Abs. 3 EStG) von jährlich 1.080 Euro angewendet werden. Die Abgabe der eigenen Waren kann unter Anwendung des Rabattfreibetrags nach § 8 Abs. 3 EStG lohnsteuer- und in der Folge auch sozialversicherungsfrei erfolgen.

Überlässt der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern Warengutscheine zur Einlösung bei einem Dritten, kann die Hingabe im Rahmen der so genannten 44 Euro-Sachbezugsfreigrenze (§ 8 Abs. 2 Satz 9 EStG) nur dann lohnsteuerfrei erfolgen, wenn der Warengutschein als Sachlohn anzusehen ist.

Änderung durch die Rechtsprechung 

Die Finanzverwaltung knüpfte bisher an die Abgabe von Warengutscheinen, die bei einem Dritten einzulösen sind, strenge und äußerst verwaltungsaufwändige Voraussetzungen, vor allem durfte kein Geldbetrag auf dem Gutschein vermerkt sein. Der Bundesfinanzhof (BFH) hat in Änderung seiner bisherigen Rechtsprechung in drei Entscheidungen vom 11.11.2010 die steuerlichen Voraussetzungen für die Abgabe von Warengutscheinen erheblich vereinfacht und entschieden, dass Gutscheine auch auf einen konkreten Eurobetrag lauten dürfen.

Der BFH macht die Steuerfreiheit von Warengutscheinen davon abhängig, was der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber auf der Grundlage einer arbeitsvertraglichen Vereinbarung beanspruchen kann. Haben Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbart, dass der Arbeitnehmer ausschließlich eine Sache beziehen kann und er hierbei kein Wahlrecht hat, sich anstelle der Ware den Barwert auszahlen zu lassen, liegt im Rahmen der 44 Euro-Sachbezugsfreigrenze steuer- und in der Folge sozialversicherungsfreier Arbeitslohn vor.

Zweckgebundene Geldzahlungen als Sachzuwendungen 

Nach der neuen großzügigeren Auslegung des BFH können steuerbegünstigte Sachzuwendungen sogar dann vorliegen, wenn der Arbeitgeber an den Arbeitnehmer Geld mit der Auflage zuwendet, den empfangenen Geldbetrag nur in einer bestimmten Weise (ausschließlich für eine Sachleistung) zu verwenden (BFH, Urteil vom 11.11.2010, Az. VI R 27/09). Die bisher anders lautende Rechtsprechung, nach der zweckgebundene Zuschüsse des Arbeitgebers stets als steuerpflichtiger Barlohn anzusehen sind, gibt der BFH damit auf. Den Arbeitgeber trifft in diesem Fall allerdings die Beweispflicht, dass der Arbeitnehmer den zweckgebundenen Geldbetrag auch tatsächlich und ausschließlich für eine Sachleistung verwendet hat.

Essensgutscheine 

Erhalten Arbeitnehmer Essensgutscheine oder so genannte Restaurantschecks, die außerhalb des Betriebs bei der Abgabe von Mahlzeiten von einer Gaststätte oder einem Restaurant in Zahlung genommen werden, so besteht die Möglichkeit, den Wert der Mahlzeit nicht mit dem tatsächlichen Wert (laut Speisekarte), sondern mit dem günstigen amtlichen Sachbezugswert anzusetzen. Für die steuerliche Bewertung mit dem amtlichen Sachbezugswert (Mittagessen: 2,87 Euro in 2012) sind bei der Ausgabe von Essenmarken und Restaurantschecks, die in den Lohnsteuerrichtlinien 2011 geregelten Voraussetzungen zu beachten. Voraussetzungen für die Bewertung mit dem amtlichen Sachbezugswert sind, dass

  • es sich bei der Abgabe tatsächlich um Mahlzeiten handelt. Lebensmittel werden nur dann als Mahlzeit anerkannt, wenn sie zum unmittelbaren Verzehrgeeignet oder zum Verbrauch während der Essenpausen bestimmt sind;
  • für jede Mahlzeit lediglich eine Essenmarke täglich in Zahlung genommen wird;
  • der Verrechnungswert der Essenmarke den amtlichen Sachbezugswert einer Mittagsmahlzeit um nicht mehr als 3,10 Euro übersteigt;
  • die Essenmarken nicht an Arbeitnehmer ausgegeben werden, die eine Auswärtstätigkeit ausüben.

Die steuerliche Bewertung der Mahlzeit mit dem amtlichen Sachbezugswert ist nur dann zulässig, wenn der Wert der Essenmarke den amtlichen Sachbezugswert einer Mittagsmahlzeit um nicht mehr als 3,10 Euro übersteigt. Somit ergibt sich für das Kalenderjahr 2012 ein maximaler Verrechnungswert für eine Essenmarke in Höhe von 5,97 Euro (2,87 plus 3,10 Euro). Hierfür ist in der Regel erforderlich, dass zwischen dem Arbeitgeber und dem Betreiber der Einrichtung entsprechende vertragliche Beziehungen bestehen und nachweisbar dokumentiert werden.

Ein Beispiel: Ein Arbeitgeber schließt mit einem Restaurant einen Rahmenvertrag über die Ausgabe beziehungsweise Entgegennahme von Essengutscheinen. Auf den Restaurantschecks ist ein Verrechnungswert von 5,97 Euro ausgewiesen. Ergebnis: Sofern die Arbeitnehmer für die Mahlzeiten keine Zuzahlungen leisten müssen, ist der amtliche Sachbezugswert in Höhe von 2,87 Euro im Jahr 2012 je Mahlzeit als geldwerter Vorteil zu versteuern und dem Sozialversicherungsabzug zu Grunde zu legen.

Da GmbH-Geschäftsführer Arbeitnehmer ihrer GmbH sind, können sie ebenfalls von der Steuerbegünstigung für Waren- und Essengutscheinen profitieren. Aber Achtung: Jeder Vorteil, der einem Geschäftsführer als Gegenleistung für seine Geschäftsführung gewährt werden soll, muss von der Gesellschafterversammlung vorab beschlossen werden. Dies gilt sowohl für Bar- als auch für Sachvergütungen (zum Beispiel Dienstwagen).