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Mitarbeiterbindung fördern: Digitale Moderation
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Mitarbeiterbindung fördern: Digitale Moderation

Digitale Moderation kann Mitarbeiterfindung fördern? Bei Tagungen, Workshops und Kick-off-Veranstaltungen kommen oft noch die klassischen Moderationsmedien Pinnwand und Flipchart zum Einsatz. Dabei können insbesondere Großveranstaltungen mithilfe der modernen Informations- und Kommunikationstechnologie meist viel dynamischer, effektiver und interaktiver gestaltet werden.

Aussagen wie: „Mitarbeiter müssen stärker in die Meinungsbildungs- und Entscheidungsprozesse einbezogen werden, damit sie Unternehmensziele mittragen” und „Das Potenzial der Mitarbeiter muss intensiver genutzt werden, um marktgerechte Problemlösungen zu entwerfen” hört man seit Jahren von Unternehmen, und sie werden immer lauter. Denn je vernetzter die Strukturen in den Unternehmen sind, umso größer ist der Bedarf an bereichs- und oft sogar unternehmensübergreifender Kommunikation in ihnen. Und je komplexer die für Kunden entworfenen Problemlösungen sind, umso größer ist der Bedarf an bereichs- und oft standortübergreifender Abstimmung und Kooperation. 

Entsprechend viele Workshops und Meetings finden in den Unternehmen statt; außerdem Kick-off und Tagungen, an denen oft Hunderte und zuweilen sogar Tausende von Personen – seien dies Mitarbeiter, Händler oder Vertriebspartner – teilnehmen. Bei diesen Events stehen die Unternehmen oft vor der Frage, wie sie die Teilnehmer so einbinden können, dass einerseits alle aktiv an der Meinungsbildung oder Entscheidungsfindung bzw. am Erarbeiten der Problemlösung mitwirken können und die kollektive Intelligenz genutzt wird und andererseits der Gesamtprozess noch steuerbar bleibt?

Die klassische Moderation stößt an ihre Grenzen
Wenn zum Beispiel Hunderte oder gar Tausende von Mitarbeitern aktiv an einem Meinungsbildungs- und/oder Entscheidungsprozess mitwirken sollen, dann stoßen die klassischen Moderationsmethoden – mit Pinnwand und Flipchart – aus folgenden Gründen an ihre Grenzen:

  •  Es erfordert zu viel Zeit, bis alle Teilnehmer ihre Meinungen oder Einschätzungen abgegeben haben.
  • Die Teilnehmer beeinflussen sich bei Befragungen wechselseitig, sodass kein objektives Stimmungsbild entsteht.
  • Es vergeht zu viel Zeit bis alle Stimmen und/oder Beiträge der Teilnehmer ausgewertet sind, sodass mit den Ergebnissen weitergearbeitet werden kann.
  • Das Dokumentieren der bei der Veranstaltung gewonnenen Erkenntnisse und Ergebnisse ist sehr zeitaufwendig, weil die auf zahlreichen Papierbogen notierten Informationen zunächst am PC erfasst werden müssen, bevor sie zum Beispiel als Protokoll oder Handout an die Teilnehmer oder Auftraggeber gesandt werden können.

Hinzu kommt, dass sich mit den klassischen Moderationsmethoden nur die Stimmen oder Beiträge von Personen erfassen lassen, die im Raum sind. Mit ihnen können Personengruppen, die an unterschiedlichen Orten sind, nicht in den Prozess integriert werden. Dies ist in größeren Unternehmen, die meist mehrere Niederlassungen – nicht selten sogar im Ausland – haben und bei denen häufig die Mitarbeiter eines Bereichs an verschiedenen Standorten arbeiten, jedoch oft nötig. Dies gilt insbesondere dann, wenn es zum Erreichen der übergeordneten Ziele zum Beispiel wichtig ist, dass alle Mitarbeiter sich mit der letztlich beschlossenen Strategie oder Problemlösung identifizieren und aktiv an ihrer Realisierung mitwirken.

Events effektiver und interaktiver gestalten
Deshalb dachten in den zurückliegenden Jahren viele Unternehmen darüber nach, wie man Veranstaltungen mit 100, 500 oder gar 1.000 Menschen dynamischer und effektiver und bei Bedarf so gestalten kann, dass die Teilnehmer sich an unterschiedlichen Orten versammeln. Sofern bspw. ausreichend viele kleine digitale Helfer wie Smartphones, Tablets und Laptops nebst einer entsprechenden Software zur Verfügung stehen, lassen sich durchaus Veranstaltungsdesigns für große Gruppen schmieden, bei denen

  • alle Teilnehmer Fragen an die Referenten stellen können,
  • sie regelmäßig nach ihrer Meinung oder Einschätzung gefragt werden
  • auch komplexe Fragen und Probleme im Plenum diskutiert werden und
  • die Teilnehmer in wechselnden, sich spontan bildenden Kleingruppen „brainstormen“ oder an Problemlösungen arbeiten.

Denn mit der modernen Informations- und Kommunikationstechnik können die Stimmen, Meinungen und Lösungsvorschläge der Teilnehmer nicht nur schnell erfasst, sondern auch ausgewertet und visualisiert werden, sodass die relevanten Einzelbeiträge und verdichteten Ergebnisse weiterbearbeitet werden können.

Technische Infrastruktur
Bei der digitalen Moderation werden im Gegensatz zur klassischen Moderation vernetzte Computer nebst den dazu gehörenden Endgeräten wie Monitoren als Kommunikations- und Interaktionsinstrumente genutzt. Das heißt: Eine Grundvoraussetzung für eine digitale Moderation ist, dass die hierfür benötigte technische Infrastruktur vorhanden ist – also entweder firmenintern existiert oder von einem externen Dienstleister zur Verfügung gestellt wird. Nötig für das Durchführen einer digitalen Moderation ist zunächst ein Meeting-Cockpit. Dieses Softwareprogramm lässt sich – vereinfacht – mit dem Programm PowerPoint vergleichen, mit dem Präsentationen konzipiert und die hierfür erforderlichen Charts erstellt werden. Der zentrale Unterschied: Ein Meeting-Cockpit ist komplexer beziehungsweise enthält mehr Funktionen als PowerPoint, weil mit ihm anders als bei einer Präsentation keine Ein-Weg-, sondern eine IT-gestützte Mehr-Weg-Kommunikation und zugleich Interaktion ermöglicht werden soll.

Schließlich finden bei den mithilfe der digitalen Moderation durchgeführten Großveranstaltungen oft auch komplexe Befragungen mit unterschiedlichen Antwort- oder Bewertungsmöglichkeiten statt, deren Auswertungen dann – sozusagen per Knopfdruck – grafisch aufbereitet angezeigt werden. Hierfür werden mit dem Meeting-Cockpit die nötigen Vorlagen erstellt. Außerdem gibt es bei Großveranstaltungen häufi wechselnde Arbeitsgruppen zu den unterschiedlichsten Themen, und deren Ergebnisse sollen anschließend nicht nur unmittelbar dokumentiert, sondern auch präsentierbar und bearbeitbar sein. Auch hierfür werden im Meeting-Cockpit im Vorfeld der Veranstaltung die erforderlichen Vorlagen erstellt. Für eine digitale Moderation werden in der Regel folgende Komponenten benötigt, deren Zahl abhängig von der Größe sowie Art der Veranstaltung variieren kann: 

  • Mindestens ein Digital-Moderation-Server, der mit einem Webserver verbunden ist und auf dem die mit dem Meeting-Cockpit entworfenen Vorlagen für die Befragungen, für die Gruppenarbeit usw. gespeichert sind,
  • mindestens ein Meeting-Cockpit, über das der oder die Moderatoren die Veranstaltung steuern können,
  • mindestens ein Bühnen-Client, auf dem das Geschehen für alle anwesenden Personen visualisiert wird, und
  • eine Vielzahl von Teilnehmer-Clients, die auf Laptops, Smartphones oder Tablets gestartet werden und über die Teilnehmer ihre Beiträge eingeben.

Digitale Moderation hat sich bewährt
Mit dieser technischen Infrastruktur lassen sich die unterschiedlichsten Veranstaltungen durchführen – von (Online-)Workshops bis hin zu Großveranstaltungen mit Teilnehmern an verschiedenen Orten bzw. in verschiedenen Ländern. Bewährt hat sich die digitale Moderation bei all diesen Veranstaltungen unter anderem aufgrund

  • der Schnelligkeit, mit der mithilfe der genutzten Informations- und Kommunikationstechnik Infos gesammelt, bewertet und ausgewertet sowie visualisiert werden können,
  • der erweiterten Kommunikations- und Interaktionsmöglichkeiten, die die genutzte Technik bietet, sowie
  • der Kostenvorteile, die sich aus der effektiven Nutzung der investierten Zeit
    ergeben.

Viele Veranstaltungen, bei denen die Teilnehmer an verschiedenen oder weit voneinander entfernten Orten leben und/oder arbeiten, werden überhaupt erst durch das Nutzen dieser Technik möglich, da ansonsten die anfallenden Kosten (Reise, Unterbringung und Verpflegung) zu hoch wären. Auch der Verlust an (Arbeits-)Zeit aufgrund der Reisezeiten wäre betriebswirtschaftlich oft nicht vertretbar. Ähnlich verhält es sich bei Großveranstaltungen, bei denen alle Teilnehmer an einem Ort versammelt sind. Auch bei ihnen ist dadurch, dass die Ergebnisse der Befragungen oder Gruppenarbeiten sozusagen auf Knopfdruck dokumentiert und ausgewertet vorliegen – und zwar in einer gut lesbaren und grafisch ansprechenden Form – die Zeitersparnis groß.

Mindestens ebenso wichtig ist aber, dass die Veranstaltungen dadurch, dass die komprimierten Arbeits- oder Befragungsergebnisse unmittelbar vorliegen, eine ganz andere Dynamik gewinnen, als wenn mit klassischen Papiermedien gearbeitet wird. So ist es zum Beispiel möglich, dass die Teilnehmer, die unterschiedliche Lösungsansätze für ein Problem präferieren, spontan parallele Arbeitsgruppen bilden, die diese Ansätze ausarbeiten, um die Ergebnisse anschließend im Plenum zu präsentieren.

Mitarbeiter begrüßen moderne Arbeitsform
Immer mehr Unternehmen nutzen die digitale Moderation, da sie erkannt haben, dass sich die Teilnehmer durch die schnellen und vielen Feedback- und Interaktionsmöglichkeiten, die ihnen die digitale Moderation bietet, wertgeschätzt und gehört fühlen. Zudem sind sich viele Unternehmen auch darüber bewusst, dass ihre Mitarbeiter auch bei Workshops oder Veranstaltungen die interaktiven Medien nutzen wollen, die ihnen sonst in ihrem Arbeitsalltag zur Verfügung stehen.
Veraltete Technik oder Präsentationsmethoden mindern das Engagement und somit die Effizienz von Veranstaltungen. Bei Veranstaltungen, deren Ziel es ist, die Mitarbeiter in Meinungs- und Entscheidungsprozesse einzubinden, um sie als Mitstreiter zu gewinnen, schwächt dies somit die Bindung.

Zur Person
Sabine Machwürth ist geschäftsführende Gesellschafterin der international agierenden Unternehmensberatung Machwürth Team International (MTI Consultancy),
für die weltweit 450 Berater, Trainer und Projektmanager tätig sind. E-Mail: info@mwteam.de www.mticonsultancy.com

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