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Elektronisches Fahrtenbuch: Nachträgliche Veränderungen müssen ausgeschlossen sein

Elektronisches Fahrtenbuch: Nachträgliche Veränderungen müssen ausgeschlossen sein

Es ist mühsam, ein Fahrtenbuch zu führen. Wenn man sich dieser Mühe macht, dann sollte das Fahrtenbuch auch so aussehen, dass es von der Finanzverwaltung anerkannt wird. Grundsätzlich besteht immer die Wahl zwischen handschriftlichem oder elektronischem Fahrtenbuch.
Wird das Fahrtenbuch mithilfe eines Computerprogramms erstellt, ist es steuerlich nicht anzuerkennen, wenn die Daten nachträglich (ohne Dokumentation) verändert werden können und der Zeitpunkt der Fahrtenbucheinträge nicht erkennbar ist (Urteil des Finanzgerichts Baden-Württemberg vom 14.10.2014, Az. 11 K 736/11).

Beispiel:

Ein Apotheker ermittelte den privaten Nutzungsanteil seines Pkw durch ein elektronisches Fahrtenbuch. Das Finanzamt vertrat den Standpunkt, dass die genutzte Fahrtenbuchsoftware es ermögliche, die Daten im Nachhinein zu bearbeiten, ohne dass die Änderungen später nachvollzogen werden könnten. Dementsprechend erkannte das Amt das Fahrtenbuch steuerlich nicht an. Das Finanzgericht entschied zu Gunsten des Finanzamts.

Wer ein elektronisches Fahrtenbuch führt, muss ein Programm verwenden, das Änderungen ausschließt oder zumindest hinreichend dokumentiert. Nach einem Gutachten, das die Finanzverwaltung erstellen ließ, war es möglich, über einen Datenbank-Direktzugriff mit einem geeigneten Programm nicht dokumentierte Manipulationen vorzunehmen. Das verwendete Programm konnte ohne Dokumentation durch einen Datenexport nach Excel und einen Rückimport manipuliert werden.

Das Finanzgericht lehnte es ab, das Fahrtenbuch anzuerkennen, weil feststand, dass undokumentierte Änderungen möglich waren. Ob tatsächlich Änderungen vorgenommen wurden, spielt insoweit keine Rolle, weil die Software nicht den Anforderungen des BFH an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch entsprach.

Tipp: Im Handel gibt es eine Vielzahl von elektronischen Fahrtenbüchern. Wenn Sie also ein elektronisches Fahrtenbuch erwerben wollen, müssen Sie sicherstellen, dass es den Anforderungen des BFH an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch entspricht. Das Programm muss die zeitliche Reihenfolge gewährleisten und darf keine Änderungen zulassen oder muss jede Änderung dokumentieren. Im Zweifelsfall sollten Sie auf ein elektronisches Fahrtenbuch verzichten und ein handgeschriebenes Fahrtenbuch verwenden, wobei Eintragungen mit Kugelschreiber gemacht werden müssen, weil Bleistifteintragungen geändert werden können.

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