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Einfacher Steuern zahlen: Über die Vorteile der elektronischen Archivierung

Einfacher Steuern zahlen: Über die Vorteile der elektronischen Archivierung

Überquellende Aktenordner, volle Regale und Papierflut sind glücklicherweise ein Relikt der Vergangenheit, wenn es darum geht, Dokumente zu archivieren. Der Begriff Dokumente meint Informationen jeglicher Art, sei es geschäftliche E-Mails über Bestellungen bis hin zu Reklamationen. In einer globalisierten Gesellschaft, in der Informationen zunehmen und schneller verteilt werden, gewinnen Organisation und Administration zunehmend an Bedeutung. Um der Informationsflut Herr zu werden, werden Dokumente elektronisch archiviert. Das meint eine langzeitige Aufbewahrung elektronischer Informationen.

Die Vorteile einer elektronischen Archivierung (siehe auch http://www.ser.de/produkte-loesungen/elektronische-archivierung.html) liegen klar auf der Hand: Arbeitsprozesse gestalten sich als effizienter, effektiver sowie langfristig kostengünstiger. Die Dokumente können schnell und dezentralisiert eingesehen werden. Unabhängig davon, von wo die Informationen abgerufen werden, ist ein sekundenschneller Zugriff möglich. Abteilungen, die zusammenarbeiten, können so auf ein Dokument zugreifen. Die zeitintensive und lästige Suche nach Dokumenten fällt weg und entlastet Arbeitnehmer, für die die elektronische Archivierung ebenfalls zu Gute kommt: Sie können sich ihrer eigentlichen Arbeit widmen. Prozesse und die Arbeitsqualität werden optimiert.

Unternehmen sind an eine Aufbewahrungsfrist gebunden

Da kein Archiv zur Aufbewahrung der Dokumente nötig ist, entfallen der Platz sowie das Personal. Unternehmen profitieren von dieser Kostenersparnis. Zudem müssten Dokumente so archiviert werden, dass diese ihre Beweiskraft nicht verlieren. Das bedeutet, die Dokumente  müssen vor Staub und Feuchtigkeit geschützt werden, damit diese nicht beschädigt werden. Denn der Gesetzgeber hat Unternehmen verpflichtet, steuerlich und handelsrechtlich relevante Dokumente für zehn Jahre aufzubewahren.

Relevante Informationen müssen demnach auswertungsfähig bereit liegen. Dieser Aufbewahrungsfrist nachzukommen, erweist sich als organisatorisch komplex und arbeitsintensiv bei einer nicht elektronischen Aufbewahrung von Dokumenten. Doch nicht nur das: das Handelsgesetzbuch (HGB) sowie die Abgabenordnung (AO) schreiben Unternehmen vor, dass Dokumente revisionssicher aufbewahrt werden müssen. Die genaueren Bestimmungen und Vorgaben der Revisionssicherheit sind im Code of Practice des VOI Verband Optische Informationssysteme e.V. verfasst. Dieser besagt, dass Informationen vollständig, programmgeschützt, ordnungsgemäß und vor Verlust gesichert aufbewahrt werden müssen. Das betrifft zum Beispiel Jahresabschlüsse, Inventare, Eröffnungsbilanzen etc. Weitere Kriterien der HGB sind Prüfbarkeit, Vollständigkeit sowie Schutz vor Veränderung und Verfälschung.

Archivierungssoftware zur Revisionssicherheit

Wie klar zu erkennen ist, ist die elektronische Archivierung komplex. Das betrifft nicht nur die Organisation der Informationen, sondern auch die Softwaresysteme, die die gesetzlichen Vorgaben bzw. die Compliance-Richtlinien erfüllen müssen. Dementsprechend sind die Anforderungen an die

Sicherlich ist die Einführung der elektronischen Dokumentation zu Beginn aufwändig. Langfristig überwiegen jedoch die Vorteile, da sämtliche in digitaler Form vorliegenden Informationen verwaltet werden. Sind zum Beispiel steuerlich relevante Dokumente nur lückenhaft aufbewahrt worden, kann das bei der nächsten Prüfung finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen. Von daher sind Unternehmen bestens beraten, revisionssichere Softwarelösungen anzuwenden.

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