Dienstag , 26 Juli 2016
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Digital faxen – VoIP löst ISDN ab

Digital faxen – VoIP löst ISDN ab

Sie steht auch heute noch auf jeder Visitenkarte – die Faxnummer. Angesichts einer Fülle neuer Kommunikationskanäle wirkt das Faxen auf den ersten Blick in die Jahre gekommen, hat jedoch auch aktuell noch seine Berechtigung. Warum sich Unternehmer nicht vom Faxen verabschieden sollten und was sie beim Faxen zukünftig beachten müssen, erläutert der folgende Beitrag.

Fax-Aktivitäten sind im geschäftlichen Umfeld aufgrund der Rechtssicherheit von Dokumenten und des verwertbaren Anscheinsbeweises vor Gericht nach wie vor unverzichtbar. Hinter dem juristischen Begriff Anscheinsbeweis steht folgende Annahme: Angesichts der hohen Übertragungssicherheit bei der Fax-Übermittlung ist der Beweis des ersten Anscheins dafür gegeben, dass die Daten eines Faxes, dessen Übertragung im Sendeprotokoll mit „OKVermerk“ bestätigt ist, den Empfänger erreichten.

faxen

Bei E-Mails ist die Anerkennung vor deutschen Gerichten auch heute noch weitaus schwieriger, denn lange nicht jedes deutsche Gericht lässt sie gelten. Schließlich sind Mails leichter zu manipulieren. Vor allem in Branchen und Unternehmensabteilungen, in denen personenbezogene und andere sensible Daten übermittelt werden, spielt das Fax nach wie vor eine Hauptrolle.

Im Gesundheitswesen, in öffentlichen Behörden, in Rechts- und Personalabteilungen liegt gut und sicher, wer auf eine zeitgemäße Fax-Lösung zugreift und nicht unverschlüsselt über E-Mail kommuniziert. In der internationalen Kommunikation ist außerdem zu beachten, dass Behördendokumente und Personendaten in vielen Ländern nicht via E-Mail übermittelt werden dürfen. 

Digitales Fax-Management
Das seit den 80er Jahren übliche Verfahren mit stationären Fax-Geräten und Fax- Servern hat eine neue Stufe erreicht. Kein Unternehmer muss heutzutage mehr eigene Rechner kaufen, Platz im Büro oder Serverraum verschwenden und Geräte kosten und personalintensiv warten. Ganz im Sinne von Verschlankung sowie Optimierung von Geschäftsabläufen kommen externe Dienstleister und Telekommunikationsunternehmen zum Einsatz.

Sie übernehmen die Aufgaben des internen Fax-Servers, verlegen die Abläufe kostensparend ins Internet und sorgen ad hoc für reibungslosen Versand und Empfang über ausgelagerte Server in der sogenannten Cloud, also dem virtuellen Speicher im Netz. Auch die Fax-Software ist nicht mehr auf dem eigenen Rechner installiert, sondern arbeitet auf dem virtuellen Server des Dienstleisters in der Internet-Wolke. Das Dokumentenmanagement geschieht digital und somit papierlos:
Eingehende Faxe laufen als PDF auf und ausgehende Faxe können in beliebigen Formaten direkt aus der Office-Anwendung wie Word an den Faxdienstleister übermittelt werden. Gleiches geht natürlich auch aus dem Browser, also dem Computerprogramm zur Darstellung von Internetseiten, oder als Anwendung mit mobilen Geräten wie Smartphone und Tablet. Dank flexibler Unterstützung aller gängigen Betriebssysteme spielt es keine Rolle mehr, ob Unternehmen mit Windows oder Mac arbeiten.
Der Faxdienstleister stellt Nutzern entweder neue feste Faxnummern zur Verfügung oder erhält die bewährten. Dabei ist die Menge im Dokumentenverkehr und an vergebenen Nummern frei skalierbar. Über frei werdenden Platz im Büro, Zeitersparnis und weniger Strom-, Papier- und Wartungskosten freut sich jeder Geschäftsführer. Die Infografik beziffert das jährliche Einsparpotenzial in einem größeren Unternehmen mit 50 Faxgeräten beim Umstieg auf virtuelle Faxserver auf 14.000 €.

VoIP löst ISDN ab
Virtuelles Faxen vereint zwei Welten miteinander – die analoge mit der digitalen. Übermittelt der Anwender im Büro sein Dokument digital an den Faxdienstleister im Internet, arrangiert dieser den Versand des Faxes im Telefonnetz ausschließlich über analoge und ISDN-Leitungen. Nur sie können das Signal ohne Datenverlust transportieren.

Doch die Telekom plant, alle bestehenden privaten Anschlüsse bis 2018 auf das digitale Voice-over-IP-Verfahren, das Telefonieren über das Internet, umzustellen. Firmenanschlüsse werden folgen. Eine Übertragung von Faxen gelingt dann nicht mehr problemlos. Die IP-Telefonie ist ausschließlich für die Übertragung der Sprache optimiert. Durch Komprimierung und Laufzeitschwankungen kommt es immer wieder zum Verlust von Datenpaketen. Kein Problem für Telefonierende – sie nehmen das nur als Knacken in der Leitung wahr.

Modemverbindungen hingegen brechen bei solchen Störungen ab und Faxe finden nicht den Weg zum Empfänger. Mag ein Versand von einseitigen Faxen bei entsprechender Router-Konfigurierung noch klappen, sind mehrseitige Faxe über VoIP-Verbindung unmöglich. Diese Veränderung ist tückisch für alle Unternehmen, die täglich umfangreiche und vertrauliche Dokumente via Fax versenden.

Quo vadis, Fax?
Was also tun, wenn man in den nächsten Jahren zwangsweise auf VoIP umstellen muss und trotzdem weiterhin faxen will? Das geht dann verlässlich nur noch über Faxdienstleister im Internet, die sich und ihren Kunden ISDN-Leitungen im Glasfasernetz gesichert haben. Hier sollten Unternehmer die Unterschiede bei Kosten und Sicherheit beachten. So lohnt immer die Frage, ob denn das Rechenzentrum des Anbieters in Deutschland steht und wie die Leitungen gesichert sind, über die die Faxkommunikation läuft. Zudem gehen Anbieter mit unterschiedlichen Qualitätsmerkmalen an den Markt. Manche Fax-Services versenden nur Text, während andere das gesamte Layout inklusive Logos und Bilder transportieren.
Ein Blick ins Kleingedruckte offenbart, ob der Anbieter das Fax bei fehlgeschlagenem Zustellversuch ausdruckt und per Post ausliefert. In solchen Fällen entsprechen Tempo und Preise denen der Deutschen Post und die Vorteile des Faxes sind dahin.

Das Fax-Eldorado
Zum Abschluss zeigt ein Blick in den Fernen Osten, dass der Werdegang des Faxes nicht auf der ganzen Welt einheitlich verläuft. Japaner nutzen gern die Möglichkeit, Handschriftliches sicher und schnell per Fax zu übermitteln. Über eine Million Faxgeräte wurden noch 2014 verkauft. In Ermangelung von Straßennamen und Hausnummern werden dort Anfahrtsskizzen mit japanischen Zeichen gefaxt. Schaut der Taxifahrer auf das Fax, weiß er sogleich ohne Worte Bescheid, wo es langgeht. Handschriftliches zu faxen gehört im Land der aufgehenden Sonne auch deshalb zum Alltag, weil es viel schneller geht als hunderte Schriftzeichen auf mehrfach belegten Tastaturen zu suchen.

Zur Person und Unternehmen
berndBernd Zschaler ist ein Fax- Pionier. Er half 1998 mit der eigenständigen Entwicklung der ersten automatisierten Massenfax-Software, die Branche zu revolutionieren. Vor über zehn Jahren gründete er den Telekommunikationsanbieter Fax.de und etablierte ihn zu einem der führenden Faxdienstleister Deutschlands.
Fax.de adressiert weltweit mittelständische Firmen bis große Konzerne, die ihre Fax-, SMS- und Brief-Kommunikation einfach und günstig über das Internet abwickeln wollen. Das in Seevetal ansässige Unternehmen garantiert dank eigenem Rechenzentrum in Hamburg eine sichere Daten-Übertragung via Glasfaserkabel. Aktuell faxen knapp 700.000 registrierte User mit stationären oder mobilen Anwendungen aller gängigen Betriebssysteme und Devices. Mehr Informationen auf www.fax.de

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