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Dienstwagen des Geschäftsführers – Privatnutzungsverbot?

Dienstwagen des Geschäftsführers – Privatnutzungsverbot?

Der Firmenwagen des (Gesellschafter-)Geschäftsführers führt in der Praxis immer wieder zu Diskussionen mit dem Finanzamt. Um Fehlerquellen zu vermeiden, sollten sich Gesellschafter und Geschäftsführer an die Spielregeln halten. Steht nicht zweifelsfrei fest, ob der Arbeitnehmer den Dienstwagen überhaupt privat nutzen darf, kann das Finanzamt dies nicht einfach unterstellen und von der „allgemeinen Lebenserfahrung“ ausgehen. 

Verbot der Privatnutzung 

Besteht ein Privatnutzungsverbot hat der Geschäftsführer keinen geldwerten Vorteil zu versteuern. Um nachzuweisen, dass der Pkw ausschließlich für betriebliche Zwecke genutzt wird, reicht eine bloße mündliche Aussprache eines solchen Verbots jedoch nicht aus. In der Praxis zeigten sich die Betriebsprüfer bisher misstrauisch, wenn eine GmbH einem Mitarbeiter einen Firmenwagen zur Verfügung stellte und die Privatnutzung vertraglich verbot. Ohne eine nachgewiesene regelmäßige Überwachung des Privatnutzungsverbots wurde im Regelfall eine Privatnutzung des Firmenwagens unterstellt, es sei denn, ein Fahrtenbuch wird geführt. Dies galt insbesondere bei Gesellschafter-Geschäftsführern, die sich nur selbst kontrollieren konnten und denen bei einem Verstoß gegen die vertragliche Vereinbarung keine arbeitsrechtlichen Konsequenzen drohten.

Änderung der Rechtssprechung

Nach der neuen Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH) kann auch ohne Überwachung, aber nicht mehr automatisch eine Umgehung des Privatnutzungsverbots unterstellt werden. Es müssen vielmehr weitere eindeutige Anhaltspunkte für eine
Privatnutzung sprechen, bevor ein geldwerter Vorteil angesetzt werden darf. Ist die Privatnutzung erlaubt, hat dieses zur Konsequenz, dass der Nutzung Lohncharakter zugesprochen wird. Dieser ist jedoch zu verneinen, wenn eine unbefugte Privatnutzung durch den Arbeitnehmer vorliegt. In diesem Fall muss der Arbeitgeber nur seinen Pflichten nachkommen, um eine private Nutzung zu verhindern.

Wird der Firmenwagen von einem Gesellschafter-Geschäftsführer genutzt, stellt sich die Frage, wer in einem solchen Fall das Privatnutzungsverbot kontrolliert, falls kein Fahrtenbuch vorhanden ist. Diese Fragen hat der BFH beantwortet. Auch bei Gesellschafter-Geschäftsführern kann nicht pauschal davon ausgegangen werden, dass ein gegebenes Privatnutzungsverbot generell missachtet wird, auch wenn eine Kontrollinstanz fehlt. Ist jedoch eine (arbeitsvertragswidrige) Privatnutzung zu bejahen, hat diese keinen Lohncharakter, sondern führt zu einer verdeckten Gewinnausschüttung.

Vertragliche Regelung

Um in der Praxis Rechtsklarheit zu schaffen und Überraschungen zu vermeiden, empfiehlt es sich, auf Nummer sicher zu gehen. Bei Bedarf sollte daher ein Privatnutzungsverbot in den Arbeitsvertrag aufgenommen werden. Um den Vorwurf des mangelhaft überwachten Privatnutzungsverbots gar nicht erst aufkommen zu lassen, sollte der Arbeitgeber regelmäßig für Dritte erkennbar die Einhaltung dieser Vereinbarung überprüfen. Hier könnte es Sinn machen, diese Überprüfung schriftlich mithilfe eines Kontrollvermerks festzuhalten. So können eventuell auftretende Zweifel seitens des Finanzamts entkräftet werden. Zum Nachweis der Überwachung des
Privatnutzungsverbots empfiehlt sich ein Fahrtenbuch vorzulegen.

Anforderungen an ein Fahrtenbuch

Die Führung eines Fahrtenbuchs ist die einzige Möglichkeit, dem Finanzamt den gewünschten exakten Nachweis der Anteile an privaten und beruflichen Fahrten mit dem Dienstwagen zu liefern. Für jedes Fahrzeug ist – ein jährlich neu zu erstellendes – Fahrtenbuch ganzjährig zu führen. Es muss zeitnah, in einer gebundenen oder geschlossenen Form, mit Angaben zu allen Fahrten geführt werden. Zeitnah bedeutet, dass die Dokumentation spätestens bis zum Ende des Tages erfolgen muss. So genügt es auch nicht, die täglichen Fahrten lediglich zu notieren, um sie dann bei Gelegenheit in das Fahrtenbuch zu übernehmen. Eine potenzielle Manipulation durch nachträgliche Veränderungen soll verhindert werden. Korrekturen sind unbedingt kenntlich zu machen. Wird das Fahrtenbuch auf elektronische Weise geführt, müssen die Eintragungen geordnet und fortlaufend sein und zudem in einem zeitlichen Kontext stehen. Ein Programm wie Excel eignet sich für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nicht, da es keine geschlossene Form darstellt. Unter Angaben ist das Datum der Fahrt, Startpunkt und Ziel der Reise, Reisezweck, Aufzeichnung des Kilometerstands bei Start und bei Ende jeder Fahrt, Art der Fahrt sowie die Reiseroute bei Umwegen gemeint. Mit Fahrten ist grundsätzlich jede einzelne Fahrt gemeint. Wird eine Dienstreise durch eine Privatfahrt unterbrochen, muss mit einem neuen Eintrag begonnen werden. Die Kilometer, die auf die Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte entfallen, sind ebenfalls separat aufzuzeichnen. Ist nur einer der genannten Tatbestände nicht erfüllt, kann das Finanzamt das gesamte Buch als nicht ordnungsgemäß geführt ansehen.

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