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Die Hürden bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen: wie lassen sich gerichtsfeste Formulierungen finden?

Die Hürden bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen: wie lassen sich gerichtsfeste Formulierungen finden?

Arbeitszeugnisse zu erstellen ist eine hohe Kunst, die nur wenige beherrschen: Der Gesetzgeber schreibt vor, dass die Formulierungen des Arbeitgebers „wohlwollend“ ausfallen müssen, damit der ehemalige Angestellte auf seinem weiteren Karriereweg nicht benachteiligt wird. Häufig führt diese Vorgabe dazu, dass die Beurteilungen wenig aussagekräftig erscheinen, was an dem Sinn des Arbeitszeugnisses gänzlich Zweifel aufkommen lässt. Personaler wissen das Dokument allerdings durchaus zu schätzen, wenn es professionell und erkennbar individuell angefertigt wurde. Wie lässt sich dies bewerkstelligen?

Ist ein Arbeitszeugnis vorgeschrieben?

Der Gesetzgeber schreibt zunächst einmal lediglich vor, dass ein sogenanntes einfaches Arbeitszeugnis ausgestellt werden muss. Diese Variante enthält lediglich Angaben über die Tätigkeiten und den Zeitraum des Arbeitsverhältnisses. Im Unterschied hierzu werden bei einem sogenannten qualifizierten Arbeitszeugnis auch die Leistungen beurteilt – und genau dabei handelt es sich um den interessanteren Teil für künftige Arbeitgeber. Die äußere Form sollte dem üblichen Standard entsprechen.

– Die Überschrift gibt Auskunft darüber, welche Zeugnisart es sich handelt.

– Im Einleitungssatz werden Personalien des ehemaligen Mitarbeiters sowie die Dauer des Arbeitsverhältnisses genannt.

– Danach erfolgt eine Beschreibung der Aufgaben des Mitarbeiters sowie seiner Position im Unternehmen.

– Jetzt erfolgt der häufig kritische Teil, in dem Verhalten gegenüber Kunden und Vorgesetzten sowie die Arbeitsleistungen beurteilt werden.

– Am Ende erfolgt noch ein Schlussabsatz, der den Grund für das Ende des Arbeitsverhältnisses nennt – sofern dies vom Arbeitnehmer gewünscht wird. Hier ist es natürlich hilfreich, wenn erwähnt wird, dass die Kündigung vom Arbeitnehmer selbst ausging.

– Zu guter Letzt werden noch beste Wünsche für die Zukunft geäußert, außerdem ist ein Dank für den Einsatz im Unternehmen üblich.

Eine Reihe von Angaben hat in dem Arbeitszeugnis übrigens nichts zu suchen: Das Gehalt gehört ebenso dazu wie ein möglicher Kündigungsgrund, Vorstrafen, Abmahnungen sowie Krankheiten und Fehlzeiten. Auch sonstige eher private Angaben zur Person, darunter eine Religions- oder Parteizugehörigkeit sowie eine Betriebsratstätigkeit haben in dem Dokument nichts verloren. Tatsächlich ist es auch unzulässig, Wörter oder Sätze im Text zu unterstreichen, kursiv oder fett zu drucken. Ausrufezeichen dürfen im Arbeitszeugnis ebenso wenig auftauchen wie Frage- oder Anführungszeichen.

Zwischen den Zeilen lesen: Kodierung für Fachleute

Wie bereits erwähnt, muss das Zeugnis wahrheitsgemäß und positiv formuliert sein – was bei einigen Mitarbeitern durchaus einen Widerspruch auslösen kann. Aus diesem Grund werden häufig kodierte Phrasen verwendet, die nur von erfahrenen Personalern entschlüsselt werden können. So ist es beispielsweise so, dass ein Hinweis auf „Geselligkeit“ im Arbeitszeugnis auf möglichen Alkoholmissbrauch hinweisen kann. Aus diesem Grund stehen Arbeitgeber häufig vor einem Dilemma: auf der einen Seite soll das Zeugnis tatsächlich den Tatsachen entsprechen, auf der anderen Seite könnten negative Formulierungen schnell eine Auseinandersetzung vor dem Arbeitsgericht nach sich ziehen.

Software kann Zeugniserstellung vereinfachen

Weil viele Arbeitgeber darum wissen und auf gerichtsfeste Formulierungen setzen, sind die Arbeitszeugnisse häufig ein wenig nichtssagend; es werden dann abgedroschene Formulierungen verwendet, die sich nach kurzer Suche im Internet finden lassen. Problematisch ist dabei, dass diese Tatsache von einem personaler durchaus bemerkt wird. Im Endergebnis verliert das Arbeitszeugnis so an Aussagekraft. Die Alternativen bestehen darin, die eigenen Arbeitszeugnisse von einem Fachmann formulieren zu lassen. Außerdem kann auf eine spezielle Software zurückgegriffen werden: bei Haufe finden sich Anwendungen, die eine einfache Erstellung von qualifizierten Arbeitszeugnissen ermöglichen. Auf diese Weise lassen sich ohne große Vorkenntnisse gleichzeitig rechtssichere wie auch individuelle und passende Formulierungen finden – womit letztlich sowohl dem Arbeitgeber wie auch den ehemaligen Mitarbeiter geholfen ist. So zeigt sich: mit der richtigen Unterstützung ist auch das Erstellen von Arbeitszeugnissen keine große Hürde mehr.