Veränderungsmanagement: Reorganisationen erfolgreich umsetzen

Viele Veränderungsprozesse erreichen nicht das gewünschte Ziel, selbst wenn externe Berater den Verlauf begleiten. Die so genannten Binsenweisheiten ("Weniger ist oft mehr", "Hilfe zur Selbsthilfe", "Betroffene zu Beteiligten machen" etc.), die den vielen unterschiedlichen Veränderungsmodellen zugrunde liegen, sind den Beteiligten bekannt, werden aber immer wieder fehlerhaft oder gar nicht umgesetzt. Im alltäglichen Geschäftsablauf geraten die Vorsätze allzu leicht wieder in Vergessenheit.

• Der Handlungsdruck ist nicht ausreichend, um Veränderungen voranzutreiben.
• Die Führungskräfte unterstützen das Vorgehen nicht mit voller Überzeugung.
• Die zeitlichen, finanziellen und personalen Ressourcen reichen nicht aus.
• Das Zukunftsbild, das dem Prozess Stabilität verleiht, ist auf nur ungenügend breiter Basis und nicht klar kommunizierbar erarbeitet worden.

Da Sie selten von Anfang an mit einem breiten Engagement aller Beteiligten rechnen können, sollten die entsprechenden Überzeugungen sukzessive mit den Betroffenen erarbeitet werden. Hilfreich sind hierzu Phasenmodelle, die Struktur und Halt geben. Allerdings verlaufen Umstrukturierungen selten nach Plan: Konzepte, die zu Beginn als vielversprechende Lösung erscheinen, können sich nach den Entwicklungen als unangemessen erweisen. Denn och, versuchen Sie es mal mit folgendem Ablauf:

Phase 1: Initialisierung und erste Mobilisierung
Hier wird der Veränderungsprozess angestoßen und der Bedarf für den Wandel festgestellt. Sie möchten z. B. Ihr EDV-System auf SAP umstellen. Dazu ist es häufig notwendig, die IT-Systemlandschaft sowie die Kernprozesse neu zu gestalten. Stellen Sie sicher, dass eine intensive Abstimmungsarbeit mit den Führungskräften und den Prozessverantwortlichen geleistet wird. Erste "Wandlungsträger" veranlassen Kommunikationsmaßnahmen innerhalb des Unternehmens.

Phase 2: Analyse- und Konzeptionsphase
Führen Sie Analysen und gegebenenfalls Marktanalysen durch, um eine Einschätzung der Unternehmenssituation zu ermöglichen. Dann können Sie weitere konkrete Veränderungs-Ziele, Vorgehen und angestrebte Ergebnisse vereinbaren und die jeweils Verantwortlichen bestimmen.

Phase 3: Architektur- und zweite Mobilisierungsphase
Die Beteiligten erarbeiten schrittweise das Zukunftsmodell der Unternehmung nach dem Wandel. Verschiedene Zielgruppen setzen mit dem Management Visionen, Unternehmensziele und Missionen fest und identifizieren dann die strategischen Geschäftsfelder, Kernprodukte und Prozesse. Diese strategische Basisarbeit und Entscheidungsfindung führen dann zu der Kernfrage: Welche Organisationsform ist einer zukünftigen strategischen Positionierung am Markt dienlich? Die sich daraus ergebende Neuorganisation ist wiederum Aufgabe der Führungskräfte.

Phase 4: Implementierungs- und Transformationsphase
Nun erfolgt die eigentliche Umsetzung, z. B. das endgültige Umstellen des Systems auf SAP R3. Wichtig ist jetzt, dass die Mitarbeiter in die Kommunikation mit einbezogen werden und genau wissen, wo ihr Platz in der neuen Organisation ist. Als Basis dienen die Ergebnisse der vorangegangenen Arbeit, teilweise fallen diese beiden Phasen auch zusammen. Striktes Projektmanagement ist die Voraussetzung für den Erfolg!

Phase 5: Konsolidierungs- und Stabilisierungsphase
Verankern Sie in dieser Phase die Ergebnisse der vorangegangenen Prozessschritte, und stellen Sie die grundsätzliche Fähigkeit des Unternehmens zum Wandel sicher. In dieser Phase besteht die Gefahr, dass die für die Verantwortlichen die Transformation als "bereits gelaufen" sehen, das Risiko des Versandens ist nun am größten. Bilden Sie deshalb ein Netzwerk aus Führungskräften, die den Wechsel voran treiben sollen. Damit gewinnen Sie neuen Schwung aus dem Unternehmen gewinnen und verhindern, dass sowohl das Topmanagement wie auch die Mitarbeiter wieder in alte Verhaltensmuster fallen.