Kostenanalysen: Einsparpotenziale gezielt aufdecken

Kostenmanagement ist eine permanente Aufgabe. Leider reagieren viele Unternehmer und Führungskräfte häufig zu spät. Kommt es zu einer Krise, bricht Hektik aus. Die Kostensenkungsmaßnahmen sind dann meist reaktiv, spontan und beheben allenfalls die Symptome, nicht jedoch die Ursachen. Die Kostenprobleme werden immer wieder auftauchen. Besser ist es, wenn Sie regelmäßig und aktiv Ihre Kosten analysieren. Wo gibt es Kostenprobleme? Was sind die Kostentreiber?

Unternehmensinterne Analysen
Kosten werden von Ihren Produkten, Prozessen und Ihren Ressourcen verursacht. Von besonderer Bedeutung sind in diesem Kontext die so genannten Komplexitätskosten, also die Kosten, die sich mit der Vielfalt des Produktprogramms verändern. Gerade in wirtschaftlichen Krisenzeiten versuchen Unternehmen, sinkende Umsätze durch die Entwicklung neuer Produkte oder Produktvarianten auszugleichen, um den Wünschen der Kunden näher zu kommen.

Oftmals wird argumentiert, dass eine neue Produktvariante nahezu ohne zusätzliche Kosten eingeführt werden kann, da durch das bereits bestehende Produkt sowieso schon Fixkosten anfallen. Außer Acht gelassen werden die Kosten für die neu einzurichtende Infrastruktur: Sie benötigen z. B. Lieferanten für Material und Verpackungen. Zudem muss das neue Produkt auch verwaltet werden. Die entstehenden Komplexitätskosten lassen sich nur schlecht einzelnen Prozessen zuordnen. Hier schafft die Prozesskostenrechnung Abhilfe: Sie zeigt Ihnen die Kosten, die für jeden einzelnen Prozess anfallen. Dadurch können Sie abwägen, wie hoch die Kosten für die Einführung einer neuen Produktvariante sind und ob sich diese überhaupt lohnt. Untersuchungen haben gezeigt, dass zu viele Varianten die Prozesse im Unternehmen extrem verlangsamen. Lange Durchlaufzeiten und hohe Bestände sind oft ein Zeichen für Überkomplexität.

Wettbewerbsbezogene Analysen
Das Schmoren im eigenen Saft hilft Ihnen nur begrenzt. Sie können Ihre Kosten intern immer nur im Zeitvergleich analysieren. Notwendig ist daher immer auch ein Betriebsvergleich. Welche Kosten sind branchenüblich? Was machen Ihre Wettbewerber? Das hört sich einfach an, die einzige Schwierigkeit ist, an entsprechende Daten zu kommen. Eine Möglichkeit ist beispielsweise, Studien von Verbänden auszuwerten. In der Maschinenbaubranche können sich Unternehmer über den Verband Deutscher Maschinen- und Anlagenbauer (VDMA) über die Lage der Konkurrenzfirmen informieren. Der VDMA führt etwa jedes Jahr eine Befragung seiner Mitgliedsunternehmen durch. Anhand dieser Daten vergleichen Sie Ihr Unternehmen mit den Wettbewerbern und lernen von ihnen (Benchmarking). Andere Verbände bieten Ähnliches. Auch die DATEV, das Netzwerk der Steuerberater, stellt Branchenkennzahlen zur Verfügung. Es zeigt sich immer wieder, dass die Hauptkostentreiber die Breite der Produktpalette und die Fertigungstiefe sind.

Beschaffungsmarktbezogene Analysen
Dass Sie Ihre Einkaufspreise bei Wahrung Ihrer Qualitätsstandards reduzieren müssen, ist klar. Hierfür ist eine Beobachtung der Lieferantenmärkte notwendig. Im Rahmen der Globalisierung gibt es auch attraktive Einkaufsquellen in Osteuropa und Fernost. Bedienen Sie sich dabei auch erfahrener Berater, die z. B. den chinesischen Markt gut kennen. Die Einkaufspreise hängen auch von der Zahl Ihrer Lieferanten ab. Konzentrieren Sie sich auf nur einen Lieferanten (Single Sourcing), können Sie zwar die besten Preise aushandeln, Ihre Abhängigkeit steigt aber. Kleine Unternehmen schließen sich daher traditionell zu Einkaufsgenossenschaften zusammen.

Berücksichtigen Sie bei Ihrer Analyse auch alle Kosten, die durch die Nutzung von Material oder Maschinen (Logistik, Qualitätssicherung, Entsorgung usw.) sowie für das Lieferantenmanagement entstehen (Lieferantenwahl, Pflege von Geschäftsbeziehungen). Diese beiden Kostenarten sind häufig nur wenig transparent.

• Absatzmarktbezogene Analysen
  Der stärkste Kostentreiber in diesem Bereich ist eine hohe Kundenfluktuation. Kundenzufriedenheit dagegen führt zu höherer Kosteneffizienz. Der Grund: Kundenzufriedenheit führt dazu, dass Ihre Kunden Ihnen treu bleiben. Leider werden in den meisten Betrieben zwar die Produktkosten detailliert berechnet, die Kundenbindung dagegen wird vernachlässigt.

Auch die Kundenstruktur kann Auswirkungen auf Ihre Kosten haben, auch hier lohnt sich eine Analyse. Unterteilen Sie Ihre Kunden in attraktive (also rentable) und weniger attraktive Kunden. Erfassen Sie dazu die kundenspezifischen Kosten.