BME-Umfrage „TOP-Kennzahlen im Einkauf“

2009 war das Jahr des strategischen Einkaufs. Die Effizienz der Einkaufsabteilungen nimmt direkten Einfluss auf den Wertschöpfungsbeitrag des Unternehmens. „Gerade jetzt unter wirtschaftlich schwierigen Rahmenbedingungen gilt es für den Einkauf, seine Hausaufgaben sorgfältig zu erledigen. Die Beschaffungsentscheider sind gefordert, alle wesentlichen Kennzahlen zu erheben, um so entscheidend zur Kostensenkung beizutragen“, betont Dr. Holger Hildebrandt, Hauptgeschäftsführer des Bundesverbandes Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME), Frankfurt. Eine gute Performance im Einkauf sichert Unternehmen bares Geld. Das zeigt das Ergebnis der fortlaufenden BME-Umfrage „TOP-Kennzahlen im Einkauf“ für das Jahr 2009. Die vom BME ermittelten Top-Kennzahlen erlauben den Nutzern den Vergleich mit den „Best in Class-Unternehmen“ im Einkauf und ermöglichen Rückschlüsse auf die Qualität der Einkaufsorganisation.

Die aktuelle Studienauswertung belegt: Die Kosten pro Bestellvorgang differieren zwischen den Unternehmen erheblich. Ein durchschnittlicher Betrieb verursacht Kosten von rund 120 Euro für eine Bestellung. Hingegen betragen die Kosten der Top-Unternehmen pro Vorgang 30 Euro und somit lediglich ein Viertel des Durchschnittswertes. Auffallend in diesem Kontext: Auch die Artikelanzahl vergleichbarer Unternehmen differiert erheblich: Das Spektrum der Top-Unternehmen beträgt im Vergleich zum Durchschnitt lediglich ein Zehntel.

Zudem investieren Best Performer dreimal so viel in Maßnahmen zur Mitarbeiterqualifizierung wie der Branchendurchschnitt. Hildebrandt: „Zu viele Unternehmen haben ihre Mitarbeiter im Einkauf längst noch nicht zeitgemäß entwickelt – das gilt besonders für den Mittelstand.“ Hier sei die Geschäftsleitung gefordert. Den entscheidenden Wertbeitrag könne der Einkauf nur dann erbringen, wenn das Top Management bereit ist, die Mitarbeiter in der Beschaffung konsequent weiterzuqualifizieren.“ Hier bestehe noch erheblicher Nachholbedarf. „Der Bedarf an qualifizierten Einkäufern wird immer größer, die Anzahl der zur Verfügung stehenden Top-Leute fällt leider noch zu gering aus“, so Hildebrandt.

Weitere Erkenntnis: Kostenintensives „Maverick Buying“ – unkontrolliertes Einkaufen der Fachabteilungen – ist in den Unternehmen nach wie vor stark verbreitet. 86 Prozent des verhandelten Einkaufsvolumens wird branchenübergreifend über den Einkauf abgewickelt; immerhin 14 Prozent über die Fachabteilungen. Besonders stark ausgeprägt ist Maverick Buying bei nicht-klassischen Beschaffungsfeldern, z. B. Marketingdienstleistungen und -materialen, Versicherungen oder externe Personaldienstleistungen. Auf diesen Sektoren beträgt der Anteil des Einkaufs am verhandelten Einkaufsvolumen nur zwischen 20 und 25 Prozent. Grund: fehlendes fachspezifisches Warengruppen-Know-how und Mangel an Arbeitskräften und Kapazitäten.

Materialkostensenkung: Auch in diesem Bereich gibt es erhebliche Unterschiede zwischen den einzelnen Unternehmen. Während der Durchschnitt rund zwei Prozent per anno an Materialkosten einspart, schaffen es Top-Unternehmen, ihre Materialkosten um durchschnittlich sechs Prozent zu senken.

Auf den Sektoren Reklamationsquoten und Liefertreue bestehen ebenfalls noch erhebliche Potenziale. In der Gruppe der umsatzstärksten Unternehmen liegt die Reklamationsquote bei sechs Prozent. Dies bedeutet für ein Unternehmen bei 100 Millionen Euro Einkaufsvolumen Fehlleistungen in Höhe von rund fünf Millioen Euro und rund drei Millionen Euro beim Unternehmen verbleibende Kosten. Auch die Liefertreue der Supplier weist mit rund 80 Prozent einen erschreckend schlechten Zustand auf. „Vor diesem Hintergrund gilt es für Global und KMU, Geld in die Lieferantenqualifizierung und -entwicklung zu stecken“, betont BME-Hauptgeschäftsführer Hildebrandt. Fakt ist: Top-Unternehmen arbeiten nur mit wenigen, dafür ausgezeichnet qualifizierten Lieferanten zusammen. Im Vergleich zum Durchschnitt beträgt die quantitative Lieferantenanzahl der Best Performer lediglich ein Drittel.

Die führenden Unternehmen nutzen zudem verstärkt elektronische Bestell- und Katalogsysteme. Die Automatisierungsquote beträgt bei Top-Unternehmen inzwischen über 90 Prozent, die Bestellkosten der besten Unternehmen liegen 50 Prozent unter dem Durchschnitt.

Die Analyse „Top-Kennzahlen im Einkauf“ basiert auf den Aussagen von über 150 BME-Mitgliedsunternehmen. Grundlage der Erhebung ist eine Umfrage unter BME-Mitgliedern nach den 24 wichtigsten Kennzahlen. Neben den klassischen Kennzahlen wie „Bestell- und Einkaufskosten“ erfasst die Umfrage u.a. auch Daten über die Nutzung von E-Commerce-Systemen und Einkaufsdienstleistern. Der Kennzahlenvergleich hilft den Unternehmen, die Effizienz ihrer Einkaufsorganisation einzuschätzen und zu verbessern.

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